3 til 2 – lukning af administrationsbygning i Terndrup

Arbejdet med, at Rebild Kommune som organisation finder den bedst mulige måde at implementere beslutningen, har fået form i projektet med titlen ’Tre til to’. Det er et fælles projekt, hvor der ses på alle medarbejdere i de tre administrationsbygninger og deres funktioner, for at finde de bedste løsninger med plads til både øget fleksibilitet og forskel i behov.

Her på siden kan du som er interesseret borger eller samarbejdspartner følge processen. For kommunens medarbejdere er der tilsvarende oprettet en side på kommunens intranet, hvor der løbende lægges interne opslag om processen op.

Baggrund

I budgetaftalen 2023 er der fokus på omstilling og modernisering af Rebild Kommune for at imødekomme fremtidens behov og skabe balance. I den forbindelse besluttede aftaleparterne under overskriften Bæredygtig drift af administrationsbygningerne, at antallet af administrationsbygninger reduceres fra tre til to. Administrationsbygningen i Terndrup lukkes og sættes til salg, mens rådhuset i Støvring og administrationsbygningen i Nørager fastholdes. Beslutningen er baseret på et besparelseskrav, men skal ligeledes ses i kontekst af samfundstendensen mod fortætning, der kun er blevet mere relevant i forbindelse med den aktuelle energiudfordring afledt af krigen i Ukraine. 

Formål

Formålet med beslutningen er at opnå en mere bæredygtig drift af administrationsbygningerne og samtidig imødekomme fremtidens behov. Her lægges der vægt på både den økonomiske, miljømæssige og organisatoriske bæredygtighed. Dette skal ske i form af besparelser på både bygningsareal, vedligehold og drift. Det vil dermed være muligt at opnå besparelser på vedligehold, energi og kørsel, samt at effektivisere bygningsdriften, herunder kantine, rengøring og vedligehold ligesom det alt andet end lige vil indebære mindre transport mellem administrationsbygninger og derved mindre klimabelastning og et mindre energiforbrug.
Dertil indtænkes den organisatoriske bæredygtighed gennem fordelene for det tværgående samarbejde ved at flere administrative funktioner kommer til at sidde fysisk nærmere og samtidig have fokus på fleksibiliteten omkring, hvad der giver mening i forhold til funktioner og behov.

Tilgang

Beslutningen om lukke administrationsbygningen i Terndrup nødvendiggør en gentænkning af indretningen og anvendelsen af administrationsbygningen i Nørager og Rådhuset i Støvring. De fysiske rammer er afgørende for den bedst mulige løsning af den kommunale kerneopgave. Derfor handler processen blandt andet om at blive bedre til at udnytte og indrette kommunens faciliteter, så de understøtter kommunens mange forskellige funktioner. Et væsentligt fokus er derfor at tænke arbejdsrum som et redskab, der kan understøtte opgaveløsningen og dermed også muligheden for at skabe en sammenhængende service for kommunens borgere. Bedre anvendelse og indretning af lokalerne og faciliteter, så de understøtter kommunens mange forskellige funktioner. Det kræver, at dialogen styrkes, for i fællesskab at finde de gode løsninger, der både understøtter fagligheden og kvaliteten i opgaveløsningen, og samtidig udnytter kvadratmeterne optimalt. Kloge kvadratmeter handler derfor om indretning af arbejdspladser, der sætter kerneopgaven, medarbejdernes faglighed og behov i centrum, og samtidig muliggør synergier, videndeling og tværfaglighed. 

I forbindelse med arealoptimeringen, arbejdes der med følgende fokusområder:

Mål

I forbindelse med byrådets beslutning om bæredygtig drift af administrationsbygningerne, blev det overordnede mål for projektet givet som et vilkår: 

Vi minimerer bygningsarealet til administrationen ved at gå fra tre til to administrationsbygninger

Dette udfoldes til nedenstående mål, der favner alle tre dimensioner af bæredygtighed, henholdsvis den økonomiske, den miljømæssige og den organisatoriske.

• Vi opnår besparelse ved minimeret drift og vedligehold samt eventuelt en positiv økonomisk effekt ved frasalg.
• Vi opnår samtidig en positiv klimaeffekt gennem minimeret bygningsareal, hvilket medvirker til mindre vedligehold og nedsat energiforbrug samt mindre kørsel.
• Vi opnår en positiv organisatorisk effekt ved at lade den fysiske nærhed understøtte et tættere samarbejde samt gennem samtænkning af funktioner og fysisk placering.
• Vi opnår samtidig en positiv organisatorisk effekt gennem øget fleksibilitet for administrative medarbejdere ved i højere grad at kunne understøtte forskellige behov og rekruttering.

Procesplan

I opstartsfasen var målet, at alle relevante interne interessenter blev orienteret og havde mulighed for at drøfte projektet. Her blev der blandt andet afholdt åbne husmøder for alle medarbejdere på de tre administrationsbygninger og online.

I samskabelsesprocessen er der fokus på i fællesskab at finde frem til de bedste løsninger på tværs af organisationen. Derfor tænkes denne proces i to sideløbende spor, hvor der på den ene side er fokus på kortlægning af behov og på den anden side afdækning af løsningsscenarier. Der vil være fokus på løbende læring og kvalificering samt anvendelse af input. Det er derfor en forudsætning at processen bliver dynamisk og der vil forekomme ændringer. De berørte lokale samarbejdsudvalg har her en særlig rolle i at bidrage til indsamling og kvalificering af input undervejs.

På baggrund af de to spor udarbejdes en opsamling på løsningsscenarier med indretningsforslag til ”Den nye hverdag”: Hvordan kommer det nye til at se ud? Og hvem skal sidde hvor? Desuden er der udarbejdet udkast til nye overordnede principper f.eks.: ”Vores bygninger understøtter en fleksibel, effektiv og sammenhængende brug og skaber rammer for et godt sted at arbejde”.

I implementeringsfasen udarbejdes indledningsvis en flytteplan, der beskriver, hvordan den fysiske flytning af arbejdspladser kommer til at forløbe. Der igangsættes samtidig en proces omkring udarbejdelse af principper for sameksistens nye arbejdsomgivelser, hvor referencegruppen, herunder særligt de lokale samarbejdsudvalg får en aktiv rolle i udviklingen. Her forventes fokus på, hvordan vi sammen skaber en god kultur på arbejdspladsen.